在策划一场会议之前，做好会议的预算是一件非常重要的事情，只有确定了预算，之后的事情才能有条不紊的进行。那么我们怎么确定会议的预算呢，让其有限的资源可以发挥更大的效果呢？我们可以从以下几点来确定预算。
公司开会的费用大体包括这几个大类：交通费、会议场地租用费、住宿费、餐饮费。
1、交通费用
交通费用主要由出行的方式来决定，飞机和火车的费用就不一样，所以在开会时要考虑到去返的交通方式。在开会期间的出行，比如住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通与其他参加会议人员可能使用的预定交通费用。
2、会议场地租用费用
会议场地的租用费用其实包括了：场地租用、会议设备租用、会议场地布置、其他费用。
会议场地租用：会议场地的费用一定要根据实际情况进行考虑，可以根据开会的人数来选择会议场地。一般情况下会议场地租用费其实已经包含了一些基础的会议设备，比如：座椅这些东西。
会议设备的租用：这里会议设备的租用指的是一些特殊的设备，比如投影仪，音响设备，额外的装饰等，会场展示系统，多媒体系统。租用这些设备的时候要考虑设备参数的问题，而且不同的品牌，其价格有可能也不一样。
会议场地的布置：会议场地的布置一般包括在会议场地租赁费里，除非你有其他特殊的要求。
其他费用：其他费用一般包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、媒介、公共关系等。
住宿费：住宿费酒店的档次和房型有关外，通过专业的会议服务公司，我们其实可以得到些优惠。
3、餐饮费
餐饮费可以分为：早餐，午餐，茶歇，酒水
(1) 早餐
通常情况下，早餐是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用自然按人数计算即可，但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则酒店或餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算 — 而改为按预定人数收取费用。
(2) 中餐和午餐
中餐与午餐基本上是属于正餐了，可采取人数预算方式 — 自助餐形式，按桌预算 — 围桌式形式。
(3) 酒水与服务费
假如你在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常会加收服务费。那么在高星级酒店举办会议宴会时，一般在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费用。
(4) 会场茶歇
会场茶歇的费用主要还是看茶歇的档次和人数，一般茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
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