一场会议，无论之前您已经多么的精心策划和前期准备，但人算不如天算，一些不可避免的事情还是会发生。这就要求策划人员在会议开始之前就要准备好面临这种局面。如果处理不好，势必会对会议造成不好的影响。
1. 树立应变意识，制定缜密方案
完善会务方案。每次会议开始之前，会务人员就应该制定详细的会务方案。
细化预案。在会议开始之前，会务人员应该把会议各个环节可能出现的情况逐一分析，制定每个可能出现情况的应对预案。特别是大型会议活动，人多杂乱，安全是第一因素，在安全上下再多的功夫也不为过。其次我们还要到考虑交通和天气等方面的突发情况，针对每种情况做好预案。这样就算开会时有突发情况发生，只要有预案在，会务人员也能有条不紊的进行处理。
2. 做好防范准备
多准备名牌。会务人员要考虑到开会的领导可能有变，所以需要准备多套名牌。
材料备份。为了防止有领导忘记带材料的情况发生，需要把材料备份。
会前检查。会议准备工作就绪后，要在会前对会场的各个地方进行检查。
3. 加强沟通
无论出现任何状况，及时的进行有效沟通是非常必要的，只有沟通到位了，才能更好的应对突发情况。
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